לאחר שעברתם את השלב העיקרי של בחירת גן האירועים והספקים השונים שלבטח מחירם מסתכם בעשרות עד מאות אלפי שקלים, אנו ממליצים לשכור את שירותיו של מנהל אירוע חיצוני מטעמכם.
זוגות רבים חוששים מכך מפני שזוהי הוצאה נוספת המתווספת לכלל ההוצאות הרבות של החתונה אך בשונה מהן, זו לא הוצאה אלא ההשקעה החכמה ביותר בחתונה שלכם.
מנהל האירוע החיצוני ידאג וימליץ לכם לכמה מנות להתחייב לאולם וכמובן לסידורי ההושבה במהלך החתונה ובכך תמנעו מפתיחת רזרבות ותשלום מיותר על מנות לאולם.
זו הסיבה העיקרית לכך שהשקעה זו תחזיר את עצמה כמעט בוודאות ואפילו פי כמה וכמה ובנוסף תעשה לכם שקט נפשי וסדר מופתי ביום החתונה שלכם.
יש לנו מנהל אירוע מטעם האולם למה שנצטרך גם מנהל חיצוני?
למנהל האירוע מטעם האולם יש מרכיב חשוב בהצלחת האירוע ולא ניתן לקיים אירוע בלעדיו, הוא זה שמכיר את האולם יותר טוב מכולם והוא יודע את לוחות הזמנים של האירוע והמטבח ליציאת המנות. בדרך כלל מדובר על אדם בעל ניסיון רב בתחום האירועים שרוצה בהצלחת האירוע גם מצד האולם וגם מצד הזוג. אבל זה לא מספיק, יש המון משימות המוטלות על מנהל האירוע החיצוני שאינן חלות על מנהל האירוע מטעם האולם לכן חשוב מאוד שמנהל האירוע מטעם האולם ומנהל האירוע החיצוני ישתפו פעולה באופן מלא זאת כדי להבטיח את מיקסום הצלחת האירוע.
אז מה בעצם עושה מנהל האירוע החיצוני חוץ מהושבה ומניעת פתיחת רזרבות?
המון! לפני החתונה עליכם להיפגש עם מנהל האירוע החיצוני למסור לו את רשימת האורחים וסקיצת ההושבה ולבנות יחד איתו ליינאפ ותיאום ציפיות לגבי ה-כ-ל! בנוסף, עליו לדאוג ביום החתונה כי הכל פועל לפי מה שקבעתם.
למנהל האירוע החיצוני משימות רבות, הוא אמור להגיע לאולם בשעות הצהריים ולבדוק כי העיצוב תואם לעיצוב שהזמנתם, לעבור עם השף על התפריט, לוודא שסידורי השולחנות תואמים לסקיצה שקיבלתם מהאולם, ליצור קשר עם כל הספקים ולתאם את שעת הגעתם, לוודא כי הם מודעים ללוח הזמנים בהתאם לשירות אותו הם מספקים.
כמו כן, העברת האלכוהול למנהל הבר ותדרוך הברמנים, עליו לבדוק את תקינות וניקיון השירותים, לוודא כי יש מקום ראוי ומאובזר לאנשי המגנטים והספקים השונים, לבדוק כי סוויטת החתן והכלה נקיה ומדוגמת.
בזמן קבלת הפנים:
עליו לוודא כי החתן והכלה קיבלו אוכל ושתיה לסוויטה, עליו לוודא כי לא חסר כלום בתחנות המזון ואם יש צורך לבקש תוספת, לתאם את שעת הכתובה ולוודא כי מנהל האירוע מטעם האולם צוות הצילום העדים והרב המחתן מודעים לזמנים.
בזמן החופה:
לוודא כי האולם נעול, שהנמצאים בחופה הם הרשאים לכך, שהשושבינים מוכנים עם הטבעות ושאכן נמצאים בחופה תלית, כוס שבירה, בקבוק יין וכוס לקידוש.
מיד לאחר טקס החופה עליו לאסוף מהכלה את השל וההינומה.
במהלך האירוע:
עליו לסייע במהלך ההושבה ומתן מענה לבעיות לא צפויות, לוודא כי כל האורחים קיבלו מנות והן לשביעות רצונם כולל מנות טבעוניות וצמחוניות, עליו לוודא כי ההורים גם מוצאים זמן לאכול ולוודא שהחתן והכלה שותים מספיק. להיות עמם בקשר עין לעתים קרובות ולמלא כל בקשה שתהיה, לדאוג לשולחן ומנות עבור הספקים השונים, לוודא שיוצאים מספיק מגנטים, חלוקת זוהרים בצורה ובשעה שקבעתם ובמידה ויש הסעה להיות בקשר עם הנהג ולוודא שכולם עלו על ההסעה.
בסיום האירוע:
מתן תשלום לספקים והחתמתם, ספירת הבקבוקים הריקים הנמצאים בבר ואיסוף הבקבוקים שנותרו, חלוקת טיפים כפי שקבעתם מראש, איסוף של המגנטים המיותרים, אריזת אוכל למלון.
מנהל האירוע החיצוני הוא בעצם החבר הכי טוב שלכם ביום החתונה, הוא האיש שיעשה את ההבדל בין אירוע טוב לאירוע ממש טוב, הוא זה שיפרפר בין השולחנות והאורחים וידאג שהכל יהיה מתוקתק תוך ירידה לפרטי פרטים, אפילו גם לדברים הקטנים ביותר שאפילו לא חשבתם עליהם העיקר שהכל יהיה לשביעות רצונכם ושתוכלו לשמוח, להנות ולרקוד בתחושת ביטחון מלא ולדעת שיש על מי לסמוך ביום המאושר שלכם